Antes de baixar: como configurar a planilha de ponto
A planilha já vem com as fórmulas automáticas. Veja como configurar e, na próxima página, baixe o arquivo.
Instruções de configuração inicial
- Preencha a aba Config primeiro. Informe o funcionário, o 1º dia do mês, a jornada diária (ex: 8h) e se ele trabalha aos sábados. Esses dados são usados em todos os cálculos automáticos.
- Células amarelas = você preenche. Células azuis e cinzas = fórmulas automáticas. Não edite as células com fórmulas para não quebrar os cálculos.
- Para múltiplos funcionários, copie o arquivo (um por pessoa) ou duplique as abas Config, Ponto e Resumo e renomeie com o nome ou matrícula do funcionário.
- O banco de horas é atualizado automaticamente conforme você preenche os registros diários. Saldo positivo = horas a compensar; saldo negativo = horas a descontar.
Como preencher a planilha de ponto sem erros
Antes de baixar, vale entender como aproveitar cada aba. A planilha de controle de ponto foi pensada para quem não quer lidar com fórmulas: você digita os horários e ela faz as contas. Mas alguns cuidados de preenchimento evitam resultados errados e dores de cabeça no fechamento da folha.
Comece pela aba de configurações. Informe o nome do funcionário, a empresa, o primeiro dia do mês, a jornada diária e se ele trabalha aos sábados. Se a jornada contratada for de oito horas por dia, escreva exatamente isso; se for de seis, ajuste. Tudo o que passar dessa carga será tratado como hora extra, e tudo o que ficar abaixo será tratado como atraso ou saída antecipada.
Na aba de registro, preencha quatro horários por dia: entrada, saída para o almoço, retorno do almoço e saída final. Use sempre o formato de horas e minutos, como 08:00 ou 17:30, sem escrever "h" nem pontos. Se o funcionário não trabalhou em um dia útil, use a coluna Ocorrência para marcar falta, atestado, feriado ou folga, em vez de deixar a linha em branco sem explicação.
Os erros mais comuns são trocar a ordem dos horários, esquecer o retorno do almoço e digitar a hora de saída antes da hora de entrada. Se uma linha mostrar um total estranho, como zero ou um número negativo, confira se os quatro campos estão preenchidos na sequência certa. Também evite arredondar horários: se a pessoa chegou às 08:07, registre 08:07.
Para a equipe com mais de uma pessoa, copie o arquivo ou duplique as abas Config, Ponto e Resumo e dê a cada uma o nome do colaborador. Assim cada banco de horas fica separado e você consegue entregar o resumo individual no fechamento do mês. Salve uma cópia do arquivo ao final de cada mês, antes de iniciar o seguinte.
Na próxima página está o download da planilha, para você abrir no Excel ou no Google Planilhas.
Se você ainda estiver em dúvida sobre qual registro adotar, comece pelo mais simples e que reflita a jornada real, e revise o método conforme a empresa cresce. Registros consistentes, mesmo em uma planilha, são mais úteis do que sistemas sofisticados mal utilizados. E, se a empresa tiver mais de 20 empregados, confirme com o contador as exigências sobre o tipo de registro aceito.